El folio y cómo agregar cargos

El folio es la cuenta de cada reserva: ahí están las noches, los consumos y los pagos. El número grande arriba a la derecha es el Saldo, lo que el huésped todavía debe.

Dónde está el folio

Abre Reservas, haz clic en el código de la reserva (por ejemplo RV-00013) y mira la tarjeta Folio, a la derecha.

Cada línea del folio muestra:

Abajo de la tabla aparecen los impuestos incluidos (por ejemplo IVA e INGUAT) y los Totales. El saldo es: cargos menos pagos.

El color del saldo te ayuda:

• Rojo: el huésped todavía debe.
• Verde: la cuenta está en cero.
• Amarillo, "Reembolso pendiente": se le cobró de más y hay que devolverle dinero.

Antes de empezar

• Pueden agregar cargos Dueño, Administrador, Gerente y Recepción.
• Solo se agregan cargos a reservas Confirmada o En casa. Una reserva con Salida (check-out hecho) tiene el folio cerrado.
• Para cargar un producto del catálogo, primero debe existir en Productos y servicios (ver Productos y servicios).

Paso a paso: cargar un producto del catálogo

1. En la sección Agregar cargo, escribe en Buscar producto por nombre o código… (por ejemplo "tour" o "café").
2. Elige el producto de la lista. Revenia pone su concepto, su categoría y su precio de lista.
3. Ajusta la cantidad (unidades, personas, noches, según el producto).
4. Si quieres, elige el Día en que se da el servicio, o deja Sin fecha.
5. Presiona Cargar.

Paso a paso: cargo libre (algo que no está en el catálogo)

1. Debajo de O un cargo libre, elige la categoría: Alimentos y bebidas, Otros servicios (day pass, instalaciones…) o Alojamiento.
2. Escribe una Descripción clara, por ejemplo "Lavandería 2 piezas".
3. Elige la moneda y escribe el monto.
4. Presiona Cargar.

Cobrar otro precio por un producto

Si el producto tiene precio de lista pero acordaste otro con el huésped, después de elegirlo aparece Cobrar otro monto:

• Gerencia (Dueño, Administrador, Gerente) y los autorizadores del hotel lo hacen directo.
• Recepción puede hacerlo solo si el hotel protegió "Cobrar otro precio por un producto" con código: le pedirá el código de un autorizador. Ver Autorizaciones con código.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo la sección Agregar cargo?

Pasa cuando la reserva ya hizo check-out (dice Folio cerrado.), está Cancelada, No show o Archivada, o cuando tu usuario no tiene permiso de cobrar (por ejemplo Housekeeping o Revenue Manager).

Me sale "El folio está cerrado: la reserva ya hizo check-out". ¿Cómo agrego un consumo que se olvidó?

Después del check-out ya no se pueden agregar cargos. Si fue un error de cobro, gerencia o un autorizador puede corregir líneas desde Anulaciones. Para un consumo nuevo, regístralo en otra venta o reserva.

¿Puedo cargar algo a una reserva cancelada?

Solo cargos de la categoría Otros servicios (por ejemplo una penalidad). El mensaje es "Reserva cerrada: solo se permiten cargos de penalidad (Extra)".

Cargué algo por error. ¿Lo borro?

Las líneas no se borran: se anulan con el enlace Anular junto al concepto, con un motivo. La línea queda tachada y deja de contar en el saldo. Ver Anular pagos, cargos y facturas.

¿Por qué el saldo es mayor que la suma de las noches?

Porque incluye todos los cargos: comidas del plan, productos, consumos del restaurante cargados a la habitación y penalidades. Revisa la tabla línea por línea.

Me aparece "No hay tasa de cambio de USD a GTQ". ¿Qué hago?

Para cobrar en otra moneda, el hotel debe tener la tasa de cambio guardada en Configuración → Monedas (ver Monedas). Si solo ves la moneda base, tu plan no incluye multi-moneda.

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