Autorizaciones con código
Cómo proteger operaciones delicadas (anular pagos, cambiar precios, archivar) para que recepción las haga solo con el código de un autorizador.
Para: Dueño, Administrador, Revenue Manager (configurar); Recepción (pedir el código); autorizadores (dar el código)Actualizado el 02/11/2026
En este artículo
Con las autorizaciones, recepción puede hacer operaciones delicadas (como anular un pago) solo si otra persona de confianza le da un código. El código llega por correo a los autorizadores, sirve una sola vez y vence en pocos minutos.
Cómo funciona
- Operación protegida: quien no es autorizador debe pedir el código.
- Autorizadores: personas del equipo que reciben el código por correo. Ellos hacen esas operaciones sin código.
- Operación no protegida: solo la puede hacer gerencia (Dueño, Administrador o Gerente; archivar reservas, solo Dueño o Administrador).
- Nadie puede autorizar su propio pedido.
Paso a paso: configurar las autorizaciones
Lo hacen el Dueño, el Administrador o el Revenue Manager.
- Entra a Configuración → Autorizaciones.
- En Operaciones que piden código, marca las que quieres proteger.
- En Quiénes autorizan, marca a las personas que recibirán el código (por ejemplo el gerente y el dueño).
- En Vigencia del código, escribe cuántos minutos dura (de 1 a 60; normalmente 10).
- Presiona Guardar.
Operaciones que se pueden proteger:
| Operación | Para qué |
|---|---|
| Anular pago | Pagos o reembolsos registrados por error en el folio. |
| Anular cargo | Cargos registrados por error (consumos, productos, noches). |
| Archivar reserva | Quitar reservas o ventas de prueba. |
| Anular platillo enviado a cocina | Restaurante: un platillo que ya está en cocina. |
| Cortesía en el restaurante | Restaurante: dejar sin cobro toda una cuenta. |
| Anular pago en el restaurante | Restaurante: un pago registrado por error. |
| Cobrar otro precio por un producto | Cargar un producto del catálogo con un monto distinto al de lista. |
Paso a paso: pedir un código (recepción)
- Inicia la operación (por ejemplo Anular en una línea del folio).
- Escribe el Motivo.
- Presiona Pedir código de autorización. Revenia envía un correo a los autorizadores con la reserva, el concepto, el monto y tu motivo.
- Pide el código al autorizador (en persona, por teléfono o por mensaje).
- Escríbelo en Código de autorización (6 números) y confirma la operación.
Si el autorizador presionó Aprobar desde aquí en el correo, no hace falta el código: presiona ¿Ya lo aprobaron desde el correo? Actualizar y luego confirma.
Paso a paso: autorizar (autorizador)
- Abre el correo "Código para … · nombre del hotel".
- Revisa qué se va a hacer y el motivo.
- Si estás de acuerdo, dicta el código a quien lo pidió, o presiona Aprobar desde aquí y luego Aprobar.
- Si no estás de acuerdo, no compartas el código: vence solo.
En Configuración → Autorizaciones, la tabla Pedidos recientes muestra quién pidió, quién autorizó y el estado de cada pedido.
Preguntas frecuentes
Me sale "Código incorrecto. Te quedan 2 intento(s)".
Revisa el número. Tienes 3 intentos; después el pedido se bloquea ("Se agotaron los intentos. Pide un código nuevo.").
Me sale "El código venció. Pide uno nuevo."
El código dura los minutos que configuró el hotel. Vuelve a pedirlo.
No me llega el correo con el código.
Revisa la carpeta de spam y que el autorizador tenga bien escrito su correo. Si aparece "No se pudo enviar el correo con el código", intenta de nuevo.
Al guardar me sale "Elige al menos un autorizador (que no seas tú) para proteger operaciones".
Para proteger una operación tiene que haber al menos otra persona autorizadora, porque nadie se autoriza a sí mismo.
Soy gerente, ¿necesito código?
Si eres autorizador, nunca. Si no lo eres y la operación está protegida, sí lo necesitas. Si no está protegida, gerencia la hace directo.
¿Recepción puede anular algo de una reserva con check-out usando un código?
No. Lo que ya salió solo lo corrigen gerencia y los autorizadores. Ver Anular pagos, cargos y facturas.
¿El código sirve para otra operación?
No. Cada código vale una sola vez y solo para la operación y el registro que se pidió.
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